医療・介護福祉の現場で管理者様とお話ししていると、必ずと言っていいほど話題にのぼるのが勤務シフトです。「毎月まる3日はシフト作成でつぶれる」「できあがった翌日に欠勤の連絡が入って、また組み直し」——そんな声を数多くうかがってきました。
ではなぜ、シフト作成はこれほど時間がかかるのでしょうか。私たちが現場で見てきた範囲では、原因は「組み合わせが多いこと」そのものではありませんでした。
シフト作成は「パズル」ではなく「調整」
シフト作成は、しばしばパズルにたとえられます。しかし実際の作業を分解してみると、机に向かって枠を埋めている時間よりも、その前後にある工程のほうが長いことが分かります。
- 希望休の収集と、重なったときの調整のご相談
- 資格・経験のバランス、夜勤明けの間隔などの確認
- 確定後の変更連絡と、変更に伴う人員配置の再チェック
つまり時間を奪っているのは、人と人のあいだで行われる「調整」と「確認」です。ここを支援しないまま作成ツールだけを導入しても、負担はあまり変わりません。
属人化が生む3つのコスト
もうひとつ見過ごされがちなのが、シフト作成が特定の方に依存している状態です。属人化そのものが悪いわけではありませんが、次のようなコストが静かに積み上がっていきます。
1. 引き継げないコスト
判断基準が頭のなかにあるため、担当が変わると同じ品質のシフトを再現できません。異動や退職のたびに、現場が一時的に不安定になります。
2. 説明できないコスト
「なぜこの配置なのか」を言葉にできないと、職員の皆様の納得感が得られにくくなります。公平性への疑問は、思っている以上に定着率へ影響します。
3. 見直せないコスト
過去のシフトが手元の表計算ファイルに散らばっていると、傾向を振り返ることができません。改善の起点となるデータが残らないのです。
「見える化」から始める
いきなり自動化を目指す必要はありません。まずは、いま何にどれだけ時間がかかっているのかを見えるようにすることをおすすめしています。
- 希望休の受け付けから確定までの日数を測る
- 確定後に発生した変更の件数と理由を記録する
- 夜勤・早番の偏りを職員ごとに集計する
この3つを数か月続けるだけでも、「調整のどこに時間が吸われているか」がはっきりします。私たちが提供する『HRM369 共に！』も、この見える化を出発点として、勤務予定と実績を一元的に管理できるよう設計しています。
シフト作成の負担にお困りでしたら、現場の状況をうかがったうえで、どこから手をつけるべきかをご一緒に整理いたします。お気軽にご相談ください。
